La représentation des associés aux assemblées générales

À retenir

Tout associé d’une société peut se faire représenter aux assemblées générales par une autre personne.

Dans certains cas, la représentation de l’associé s’impose : mineurs et majeurs protégés, personnes morales, associés indivis.

Lorsque l’associé choisit de se faire représenter, il doit donner un mandat à une autre personne. Le choix de cette personne (associé, conjoint…) n’est pas entièrement libre et le mandat doit obéir à certaines règles.

Tout associé ou tout actionnaire d’une société a le droit de participer aux assemblées générales et de voter les décisions proposées. Ce droit est d’ordre public. Ainsi, les statuts ne peuvent pas exclure un associé de l’assemblée ni réserver le droit d’y participer à une certaine catégorie d’associés.

L’associé peut bien entendu participer lui-même à l’assemblée ou se faire représenter par une autre personne. D’ailleurs, dans certains cas, la représentation de l’associé s’impose.

Le point sur les règles de représentation des associés aux assemblées générales.

1) La représentation imposée

Dans certains cas, les associés doivent se faire nécessairement représenter aux assemblées générales.

Les mineurs et les majeurs protégés

Le mineur non émancipé, associé d’une société, est représenté aux assemblées générales par son représentant légal (administrateur légal ou tuteur) qui vote en son nom. L’accord des deux parents, l’autorisation du juge des tutelles ou l’autorisation du conseil de famille est toutefois nécessaire pour les décisions les plus lourdes.

S’il est émancipé, le mineur peut assister aux assemblées générales et exercer seul le droit de vote.

Quant au majeur protégé, associé d’une société, ses pouvoirs varient selon la protection dont il fait l’objet.

S’il est placé sous sauvegarde de justice, il peut assister aux assemblées générales et y voter (sauf les décisions pour lesquelles le juge des tutelles a désigné un mandataire spécial).

S’il est placé en curatelle, il peut, en principe, participer aux assemblés générales et voter les décisions. L’assistance du curateur sera toutefois requise si le juge des tutelles en a décidé ainsi ou pour certaines décisions lourdes de conséquences. Enfin, s’il est placé sous tutelle, le majeur doit être représenté aux assemblées générales par son tuteur.

Les personnes morales

Par définition, les personnes morales associées d’une société ne peuvent pas participer aux assemblées générales. Elles y sont donc représentées par leur représentant légal (gérant, président du directoire, directeur général,…) ou par toute personne ayant reçu une délégation de pouvoir de ce dernier.

Précision : il n’est pas exigé que le représentant légal ou son délégué soit lui-même associé ou actionnaire de la société dans laquelle se tient l’assemblée.

Les associés en indivision

Lorsque des associés (ou des actionnaires) sont propriétaires de parts sociales (ou d’actions) en indivision, ils ne peuvent évidemment pas tous voter aux assemblées générales, le droit de vote attaché aux parts sociales ou aux actions étant indivisible. Ils doivent donc se faire représenter par une seule personne (un mandataire) qui peut être choisie parmi eux ou en dehors d’eux.

Sachant que, s’ils ne sont pas d’accord sur le choix du mandataire, celui-ci sera nommé par le président du tribunal de commerce à la demande de l’un d’eux. Le juge étant libre de choisir comme mandataire l’un des associés propriétaires des parts ou actions indivises ou une personne extérieure à l’indivision.

Précision : les statuts peuvent toutefois prévoir que le mandataire doive être désigné parmi les copropriétaires indivis ou parmi les associés.

2) La représentation choisie (le mandat)

Un associé peut décider de ne pas participer lui-même à une assemblée générale. Dans ce cas, il a le droit de donner mandat à une autre personne de le représenter. Le choix de cette personne n’est toutefois pas entièrement libre. Et il diffère selon le type de société.

Les personnes pouvant représenter un associé

Dans la société à responsabilité limitée (SARL), un associé peut se faire représenter aux assemblées générales :

– par son conjoint, même si ce dernier n’est pas associé, sauf si la société ne comprend que les deux époux ;

– par un autre associé, à condition toutefois que le nombre d’associés soit supérieur à deux ;

– si les statuts le permettent, par une autre personne non associée (comme son partenaire pacsé).

Dans la société en nom collectif (SNC), aucune règle particulière n’est prévue pour la représentation des associés. Aussi un associé ne peut-il vraisemblablement se faire représenter à une assemblée générale que si les statuts l’autorisent. Et si tel est le cas, il y a tout lieu de penser, compte tenu de l’importance capitale que revêt la personnalité de chaque associé dans ce type de société, que seul un associé peut être le mandataire d’un autre associé.

Dans la société anonyme (SA), un actionnaire ne peut donner procuration qu’à un autre actionnaire, ou à son conjoint ou à son partenaire pacsé.

Dans la société par actions simplifiée (SAS), les personnes pouvant être mandataires d’un associé sont librement fixées par les statuts.

Les caractéristiques du mandat

Le mandat de représentation d’un associé ne peut être donné que pour une assemblée ou pour deux assemblées (une ordinaire et une extraordinaire) tenues le même jour ou dans un délai de 15 jours (7 jours s’il s’agit d’une SARL).

Un mandat permanent n’est donc pas valable. Ainsi, les associés qui souhaitent se faire représenter à plusieurs assemblées doivent s’astreindre à établir un mandat pour chacune.

Exception : le mandat donné pour une assemblée reste valable pour les assemblées successives convoquées avec le même ordre du jour, et ce quel que soit le délai qui les sépare. Ainsi, par exemple, un mandat, délivré pour une assemblée qui, faute d’avoir atteint le quorum requis, n’a pas pu délibérer, sera valable pour l’assemblée tenue sur deuxième convocation, même si celle-ci a lieu plus de 15 (ou 7) jours après la première.

De plus, dans la SARL, le mandat doit être global : un associé ne peut pas donner mandat pour une partie de ses parts et voter en personne pour l’autre partie. Pas plus qu’il ne peut fractionner le mandat en plusieurs mains.

En revanche, dans la SA, cette modalité de représentation n’est pas interdite, l’actionnaire pouvant donner procuration pour une partie de ses titres et exercer son droit de vote en vertu de l’autre. De même, il peut désigner plusieurs mandataires disposant chacun d’une fraction de ses titres.

Dans tous les cas, le mandat peut être impératif, c’est-à-dire obliger le mandataire à voter dans un certain sens ou, au contraire, lui laisser le soin de se prononcer librement en fonction des résolutions soumises au vote des associés.

Enfin, le mandat doit être écrit, daté et signé. Il doit indiquer les nom, prénom et domicile de l’associé mandant ainsi que ceux du mandataire.

À noter : le mandat peut être « en blanc », c’est-à-dire ne pas préciser le nom d’un mandataire. Dans ce cas, le vote émis en vertu d’un tel pouvoir sera toujours favorable aux projets de résolutions présentés ou agréés par les dirigeants sociaux.

3)  Pour aller plus loin

Dans les situations particulières suivantes, la question se pose de savoir qui peut participer aux assemblées générales. Même s’il ne s’agit pas de représentation des associés, ces situations méritent d’être présentées.

La participation aux assemblées en cas de démembrement de propriété

Lorsque la propriété des parts ou des actions d’une société est démembrée entre un nu-propriétaire d’un côté et un usufruitier de l’autre, c’est le nu-propriétaire qui, en sa qualité d’associé, a vocation à participer à toutes les assemblées et qui détient le droit de vote. À l’exception des décisions relatives à l’affectation des bénéfices dans la SARL, et des décisions ordinaires dans les SA, pour lesquelles le droit de vote est réservé à l’usufruitier.

Toutefois, les statuts peuvent déroger à ces règles légales et organiser comme ils l’entendent la répartition du droit de vote entre usufruitier et nu-propriétaire. Ils peuvent ainsi conférer à l’usufruitier le droit de vote pour certaines voire toutes les décisions. Dès lors, il convient de faire une distinction entre le droit de vote et la participation aux décisions collectives. Les tribunaux considèrent en effet que le nu-propriétaire doit être convoqué même aux assemblées générales dans lesquelles il ne vote pas pour y participer et s’y exprimer.

La participation aux assemblées en cas de location de parts sociales ou d’actions

Lorsque des parts sociales ou des actions d’une société sont louées, le droit de vote appartient au bailleur dans les assemblées extraordinaires (celles statuant sur les modifications des statuts) et au locataire dans les assemblées ordinaires. Le bailleur ayant, comme le nu-propriétaire, le droit de participer à toutes les assemblées, y compris à celles dans lesquelles il ne vote pas.

Les statuts ne peuvent pas a priori déroger à cette règle légale, la loi n’ayant pas prévu cette possibilité.

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